Digitalización de colecciones y archivo del Museo de Antropología-Instituto de Antropología de Córdoba (IDACOR). Preservar la cultura material antropológica en la región central de Argentina

 

• Objetivo general 

 

La institución viene implementando desde el año 2010 acciones tendientes a la preservación, conservación preventiva y la digitalización tanto de las colecciones antropológicas (arqueológicas, etnográficas y folklóricas) como del material de archivo asociado a las mismas. Este acervo se erige como uno de los más importantes y significativos del centro de la Argentina tanto por el tipo de objetos y documentos como en su cantidad (más de 190.000 piezas arqueológicas y etnográficas; y fondos documentales de más de una docena de investigadores en antropología). Cobra importancia la procedencia de los objetos que corresponden a las provincias de Córdoba, Santa Fe, Entre Ríos, Santiago del Estero, Catamarca, Chubut, algunas de ellas poco trabajadas desde la antropología.

En este proyecto se propone como objetivo general la continuación del proceso de digitalización masiva de los conjuntos materiales depositados en Museo de Antropología (FFyH, UNC) incluyendo tareas que impliquen el trabajo con colecciones y fondos documentales cubriendo con ello no sólo un aspecto técnico de registro (bases de datos normalizadas) y conservación, sino también la formación de recursos humanos lo cual es un punto crítico a la hora de llevar a cabo este tipo de iniciativas.

 

• Objetivos específicos

 

El proyecto de digitalización se implementa en la institución desde el año 2010 por lo que a la fecha se han cumplido los siguientes objetivos específicos:

• Diseño de recolección de datos y puesta a punto de sistema de registro
  1. Normalización de la información generada desde 1941 al presente
  2. Estandarización de los datos a relevar (DublinCore – DCMI)
  3. Determinación de criterios de registro
  4. Selección de sistema de archivos de datos ad hoc (DSpace, Bases de Datos Relacionales – BDR)
  5. Diseño de sistema de registro de acervo patrimonial y de colecciones en tránsito
• Digitalización de registros documentales
  1. Ciclo de validación de datos
• Incorporación de registros digitalizados a una base general del Museo-IDACOR.
• Acondicionamiento de los materiales en soporte papel, magnético, etc.
• Formación de recursos humanos mediante:
  1. Formación de 20 estudiantes becarios y ayudantes alumnos
  2. Talleres de formación continua
  3. Grupo de discusión mediante plataformas virtuales
  4. Capacitación en contenidos específicos
  5. Curso de georreferenciación con datos no exactos (Ing. Agr. Fabiana Cantarell, APN, 2010)
  6. Curso de capacitación en Dublin Core – DCMI (Bibl. Silvia Mateo, FFyH, UNC, 2010, 2011, 2012, 2013)
• Difusión de las actividades en ámbitos especializados (Jornadas, Congresos, encuentros, etc.)

 

Como continuación de lo anterior los objetivos específicos planteados para este Proyecto son actividades puntuales, cumplibles y comprobables.

 

El primer objetivo específico es la normalización de los sistemas de siglado e inventariado de las colecciones. Esto supone el diseño de un sistema que provea de manera intuitivita metadatos como son colección, colector, ingreso, procedencia. Este sistema se representará en aquellas piezas que aún no poseen marcajes físicos con el fin de evitar perdida de información ante eventuales catástrofes.

 

El segundo objetivo específico es el de avanzar en la conservación preventiva de aquellos lotes u objetos que han sido identificados y que presentan problemas potenciales de pérdida de información. Para ello se reemplazarán contenedores, y se procederá al siglado de piezas (se estima en unos 500 los que deben ser reemplazados a la brevedad).

 

El tercer objetivo específico es el de realizar el registro técnico de fotografía digital de los objetos 3D que restan realizar en las Reservas C, B y D (250 objetos completos y 500 lotes). Esto no cubre la totalidad de los ítems, pero son los que se procesarán dentro del marco de este proyecto y se suman a los ya registrados en reservas A, B y C.

 

El cuarto objetivo específico es preservar y digitalizar el material audiovisual de la Colección Folklórica y la Colección institucional, que incluye grabaciones en disco de pasta, film (16mm) y fotografías en soporte papel y sus negativos en 35mm y placas de vidrio.

 

• Actividades a desarrollar cronogramas y metodología.

 

EL MUSEO DE ANTROPOLOGÍA-IDACOR (Universidad Nacional de Córdoba-CONICET, Unidad Ejecutora de doble dependencia)

 

La institución es una dependencia pública que tiene responsabilidades sobre el patrimonio que posee y sobre el que debe desarrollar simultáneamente actividades de preservación, investigación y comunicación. Las responsabilidades de investigación son propias de su naturaleza universitaria, a las que se le suman las otras como institución museológica. El Museo de Antropología, pues, investiga y preserva para comunicar por distintos medios las relaciones sociales, pasadas y presentes, mediadas por el objeto musealizado a la vez que comunica para preservar el patrimonio cultural como agente de conocimiento de esas relaciones. Entonces, la misión del Museo es reunir, conservar, investigar y exhibir la cultura de las sociedades indígenas pasadas y contemporáneas, dentro de un marco científico actualizado y crítico, como una manera de fomentar el respeto hacia otros modos de vida y de crear actitudes de preservación del patrimonio cultural en la sociedad.

Partiendo de lo anterior el museo desarrolla múltiples actividades en el marco de sus tres funciones principales: preservación, investigación y comunicación del patrimonio. Es por lo tanto una institución compleja que en forma organizada debe contar con objetivos para el correcto desarrollo de sus funciones. Estas diferentes actividades requieren de espacios, tiempos y recursos distintos que deben complementarse de forma armónica para conseguir las metas institucionales deseadas.

Las características históricas institucionales, el entorno inmediato y las sucesivas crisis de nuestro país, han definido situaciones diferentes para los aspectos antes mencionados. Las políticas científicas y culturales se reflejaron en los desiguales recursos existentes para cada área y ello en gran medida influyó en su mayor o menor desarrollo. Además hay cuestiones estructurales que también marcarán los límites de los proyectos, por lo que debemos creativamente pensar en objetivos que superen estas limitaciones y que sean factibles. Otro aspecto a tener en cuenta en un museo que comienza a consolidarse es el referido al funcionamiento institucional, a la composición de su presupuesto, y a la capacitación del personal. Esto implica aspectos críticos en el sistema universitario como son la provisión de los cargos imprescindibles para realizar las tareas, con personal capacitado de acuerdo a estándares profesionales y la existencia de fondos para el sostenimiento material de las actividades, edificios y colecciones.

 

Breve semblanza de la institución

 

El Museo de Antropología en sus inicios tenía dependencia directa del Rectorado de la Universidad ya que se fundó como parte de una política de la Universidad de crear institutos de investigación en las ramas de las humanidades y la filosofía entre los años 1930 y 1940. En particular, el Museo de Antropología fue incorporado a un instituto con un definido perfil de investigación en las ciencias antropológicas del momento: arqueología, lingüística y folklore. A ellas se dedicó primordialmente el entonces Instituto de Arqueología, Lingüística y Folklore (IALF), conteniendo las secciones de investigación, la biblioteca y el museo. La búsqueda del “ser argentino” como reacción al masivo ingreso de inmigrantes europeos que estaban cambiando el perfil demográfico y cultural del país, objetivo de las élites intelectuales nacionalistas de la época, se tradujo en los objetivos del IALF: se conformaron colecciones de origen arqueológico prehispánico, restos humanos indígenas de Argentina y algunos países limítrofes, y objetos de factura criolla y registros de música nativa (“folklórica”) del medio rural cordobés contemporáneo.

Dentro de este marco institucional es que pude destacarse la figura de investigadores que aportaron a la construcción del conocimiento de la historia regional y nacional como el Prof. Antonio Serrano, el Dr. Alberto Rex González, el Ing. Aníbal Montes, entre otros.

 

Las colecciones

 

Las colecciones del Museo de Antropología tienen características particulares en tanto son producto de variadas formas de adquisición: investigaciones de campo asociadas al área científica del Museo, donaciones de estados, de otros museos y de particulares, canje con otras instituciones públicas y privadas, compra de colecciones privadas, depósitos judiciales y transferencias por comodato, entre otras. Estas colecciones de objetos y especímenes han ingresado con documentación de distinto porte y calidad al museo, donde además se han producido instrumentos documentales específicos para registrarlas, describirlas, controlarlas y estudiarlas.

En la actualidad se tiene una nómina provisoria de más de 12.000 registros compuestos por “lotes” los cuales incluyen desde objetos individuales hasta conjuntos de elementos que comparten en común su procedencia, su material de confección, etc. y que arrojan una cifra aproximada de 190.000 objetos individuales.

 

Propiedades de los conjuntos

 

Lo anteriormente nombrado ha impreso un carácter propio al acervo del Museo, que cuenta con colecciones variadas de objetos de orden antropológico a los que se les asocia una serie de materiales documentales. Podemos enumerar las principales características de nuestra colección:

• Colecciones en aumento permanente por:
  1. excavaciones arqueológicas, de crecimiento continuo
  2. incorporación de donaciones, de crecimiento ocasional
• Organización establecida de las colecciones en base a criterios de:
  1. Disciplina científica de origen (arqueología, antropología biológica, etnografía y otras de menor volumen)
  2. Procedencia geográfica y/o cultural
  3. Colección original (de acuerdo al coleccionista)
• Almacenamiento diferencial en función de la integridad de las piezas:
  1. Piezas enteras (en estantes)
  2. Fragmentos (dentro de cajas en estantes)
• Integración de archivos y otros materiales asociados a las colecciones:
  1. Libretas, mapas, croquis y notas de campo de los sitios de procedencia de las piezas
  2. Fotografías de campo y de laboratorio, en distinto soporte (vidrio, acetato, papel)
  3. Manuscritos de investigaciones sobre los materiales
  4. Notas de incorporación, donación, compra y canje de colecciones.
  5. Registros en video de trabajos de campo
  6. Bases de datos informatizadas de trabajos de campo y laboratorio a partir de 1987, en diskettes, CDs y discos duros.
  7. Muestras de sedimentos, herbarios, vegetales, insectos, polen, minerales, etc., de trabajos de campo.
  8. Instrumental científico antiguo en desuso (cámaras de fotos, fonógrafos, teodolitos, tarjetas perforadas peek-a-boo, brújulas, etc.)

A su vez, podemos caracterizar a la colección en términos de sus modalidades de uso, lo que se suma como otra dimensión, distinguiendo:

1. Materiales en estudio en proyectos de investigación en curso
2. Materiales en preparación para exhibición y/o programas educativos
3. Materiales de consulta frecuente para estudios de diversa índole
4. Materiales de consulta poco frecuente (infrecuente)

 

En cuanto al estado del registro individual de las piezas y de las colecciones específicas, éste es variable en función de su momento de ingreso al museo, de la técnica de registro utilizada, del soporte del registro y de las diversas condiciones de conservación por la que han pasado las colecciones hasta su emplazamiento actual. Existen diversos formatos de registro de las piezas y elementos que integran la colección: fichas de inventario, cuadernos de inventario, listados de objetos, fotografías de objetos en diferentes soportes, notas manuscritas, etiquetas en contenedores, mapas, croquis, planos, libretas de campo, cartas, documentos administrativos.

Los registros de etapas siempre están acompañados por acciones no cuantificables: por ejemplo Digitalización de Fondos documentales Antonio Serrano, Jorge Von Hauenschild, Institucional, Eduardo Bornancini, etc. (cuantificados en cantidad de cajas o lotes y no por documentos). A manera de ejemplo el Fondo Documental Aníbal Montes totalmente digitalizado posee 16200 objetos digitales (2000 archivos en PDF accesibles mediante el repositorio http://rdu.unc.edu.ar). el tiempo de proceso de este volumen fue de un año. Esto también ha generado metadatos asociados que no están siendo cuantificados en este proyecto. A la fecha integrando la digitalización realizada en el área de colecciones y en el Archivo se pueden contabilizar unos 76761 registros digitalizados.

 

EL LUGAR FÍSICO PARA LA DIGITALIZACIÓN

 

El Museo de Antropología posee dos edificios. Uno es la sede, en donde se encuentran las salas de exhibición al público, la dirección y área administrativa, las áreas de educación, museografía, difusión y cultura y la de investigación (IDACOR). Esta se encuentra en Nueva Córdoba en una ubicación estratégica ya que está sólo a 50 metros del Paseo del Buen Pastor, un polo de atracción turística de la Capital de la Provincia. Ello permite que muchas personas que acceden a este último lugar pasen por nuestro museo y se interesen por el patrimonio que custodia la institución.

La segunda sede se encuentra en la Ciudad Universitaria de la UNC, a unas 10 cuadras de la sede anterior. Allí se encuentran a resguardo los objetos arqueológicos, etnográficos y folklóricos, junto con el archivo documental y es sede de las áreas de conservación y documentación del Museo. Es en este sitio que se encuentra el espacio preparado para la digitalización de las colecciones y archivo documental

La distribución de las áreas y los objetos se desarrolla en cuatro reservas (A, B, C y D), un laboratorio de conservación y digitalización; y un área para la toma de fotografías digitales. Esta sede posee unos 170 m2 de superficie en el cual se alojan unos 190.000 objetos y otra tanta cantidad de documentos.

 

SOFTWARE

 

Digitalizar un objeto implica una decisión sobre el modo en el cual se va a realizar. En las ciencias naturales se ha optado por digitalizar a partir de los metadatos de los objetos. Es decir descripciones estandarizadas de algunos de los atributos que se consideran más relevantes. Por otro lado existe otra línea asociada a los archivos y a las bibliotecas que concibe a la digitalización no sólo como la toma de metadatos de los objetos sino que también procede a la toma de imágenes digitalizadas de estos. En este caso el objeto pasa de ser de una obra en tres dimensiones a ser un objeto digital. Como tal es pasible de ser catalogado y descripto a partir de metadatos que lo definen como tal y que describen su contenido.

Nosotros creemos que esta segunda línea es la más adecuada para las colecciones que aloja el Museo de Antropología ya que nos permitirá acceder a todos los datos y metadatos de los objetos sin necesidad de tener que volver a manipular el objeto real para obtenerlos. De este modo se ayudará a la conservación y preservación de los objetos evitando el uso innecesario de ellos. En este sentido, la elección tomada por el proyecto ha permitido el desarrollo de parte de las directrices de la PLIICS-CONICET en base a la experiencia adquirida en el desarrollo e implementación del mismo.

Por esto es que se realizó una prueba de dos softwares que cumplieran con estos requisitos. En primera instancia se hizo un relevamiento en otras instituciones de los programas informáticos utilizados. En muchos de los casos el software utilizado ha sido diseñado específicamente para cada institución, por lo que su uso se restringe a las colecciones para las cuales fueron diseñadas.

 

Por ello nuestra primera idea fue la de utilizar un software libre que este siendo utilizado en otras experiencias de digitalización (Archivo Provincial de la Memoria, Córdoba, software Greenstone). En esta búsqueda pudimos identificar un programa informático utilizado por PLIICS, Repositorios Institucionales UNC, etc., que cumplía nuestros requisitos mínimos. Este software es el DSpace y es el seleccionado por el proyecto con el fin de garantizar la interoperabilidad de los metadatos generados en el proyecto.

 

Otro software necesario identificado en la implementación del proyecto es:

Aplicaciones para procesamiento de imágenes (ACDSee, Picasa, entre otros);

Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) (HP OCR, Nitro PDF, Abbyy Fine Reader)

Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR) (Abbyy Fine Reader).

Sistema de Información Geográfica (QGIS Chugkia 2.4)

Microsoft Office (Word, Excel, Access)

Bluegriffon (Editor HTML)

 

CONSULTA DE LAS COLECCIONES

 

Las colecciones son consultadas por académicos e interesados en las temáticas antropológicas. Físicamente han sido visitadas en los últimos dos años por investigadores argentinos (UNLP, UBA, UNT, UNCPBA, UAER, etc.) y por extranjeros (UFSergipe-Brasil, UChile, Northwetern Illinois University, entre otras). Las colecciones digitales alojadas en el Repositorio Institucional de la UNC han tendio en el último año un total de 1604 vistas para los Fondos Documentales, con visitas desde diversas ciudades argentinas y del extranjero (USA, Alemania, entre otras).

 

PROCESOS TÉCNICOS RELACIONADOS A LA DIGITALIZACIÓN

 

RELEVAMIENTO DE ACCIONES PREVIAS

 

En primera instancia se procedió a relevar toda la información que se había generado previamente a la implementación del Proyecto de Digitalización, lográndose definir tres tipos de documentación asociada a los objetos:

Información de primer orden: cuadernos de campo; notas de excavaciones; toda nota emanada del investigador al momento de la excavación o del ingreso histórico de los materiales, este tipo de documentación se trabaja directamente desde el área de Archivo, siendo cruzados posteriormente en la base de datos.

Información de segundo orden: Acta de inventario; Libros de censo.

Información de tercer orden: Registro de consulta; Protocolo de consulta; Protocolo de préstamo para investigación o museológico; Protocolo de donación; Protocolo de ingreso de materiales bioantropológicos; Registro de reservas; Índice de salud; Control ambiental; Ficha de control de plagas.

Información de cuarto orden: Formulario de registro de piezas líticas; Protocolo para la investigación y uso en ensayos destructivos y no destructivos + Informe de devolución; Hoja de examinación (para objetos individuales) ; Informe de tratamiento de conservación; Hoja de conservación (lote/sublote); Ficha índice de salud (lote); Ficha de preselección museográfica; Formulario de registro de cráneos completos o incompletos; Ficha de exhibición; Ficha de inventario; Ficha de conservación de material en exhibición; Etiquetas de lote; Ficha de diagnóstico de conservación; Ficha de rastreo bibliográfico

 

Una de las primeras actividades fue la de digitalizar los libros de censo (efectuados en la década de 1980). El motivo de la digitalización de estos documentos (copiados a tablas Excel) respondió al objetivo de agilizar la búsqueda y la correlación con los objetos censados.

Para relevar la información volcada en el resto de la documentación asociada, se diseñó una única ficha dividida en dos secciones, una correspondiente al censo de objetos y la otra correspondiente al censo de documentación. El motivo de esto fue no generar masas de documentación que posteriormente no podamos sustentar y almacenar ya que esto requeriría de por sí un volumen de al menos 60.000 fichas. En una etapa siguiente y para finalizar, se procedió al armado de expedientes, teniendo en cuenta como criterio básico la organización de los documentos digitalizados en carpetas. Estas se crean por Reserva, incluyendo subcarpetas por cada estantería y a su vez subcarpetas por plano o cajón. Cada una de estas carpetas contiene la información concerniente a la reserva o estantería en general (control ambiental, Ubicación general de las piezas, etc.) y a los planos o cajas en particular (datos de las piezas). Se optó por crear una organización digital similar a la física, por motivos de censo, a los fines de conocer que tenemos y donde, y sobre todo para crear un control de stock.

Por otra parte, en el caso de los datos de piezas que hayan presentado algún tipo de problema (como en el caso de que no se haya podido identificar el número de inventario) se los agrupa en una subcarpeta de “cuarentena” hasta tanto se logre el cruce de datos. Es importante remarcar que la subcarpeta “cuarentena” se ubica dentro de cada subcarpeta de plano, priorizando de esta manera la ubicación espacial del objeto. Además hay que tener en cuenta el contenido de las subcarpetas de plano/cajón ya que allí se aloja el escaneo de cada una de las fichas obtenidas y cruzadas siguiendo el correspondiente orden: Ficha de inventario, ficha de censo, ficha de conservación (en caso de que la tenga), cuadernos de inventario (en caso de que lo tenga), ficha de movimientos (en caso de que lo tenga).

Por último se realiza un censo fotográfico que permite cruzar los objetos con los datos obtenidos. En este caso sólo se procedió a la toma de fotografías por planos y a la posterior edición de la misma agregándole los números de inventarios correspondientes a cada objeto con el fin de una búsqueda más eficiente.

 

CREACIÓN DE CRITERIOS DE CENSO

 

Para la correcta realización de las etapas de trabajo, se creó una serie de criterios de llenado de la ficha. Así también se elaboraron glosarios, con el propósito de generar una estandarización de las normas de cargado, y de esta manera minimizar los errores de interpretación.

 

Censo de objetos

 

Nº de ficha: es un número que corresponde a la ubicación en la que se está trabajando. Por ejemplo, A-1-5 corresponde a Reserva “A” estantería “1” Plano “5”, al cual posteriormente se le agrega un número correlativo. Es importante remarcar que este número comienza desde 1 al comenzar a trabajar con un nuevo plano o cajón. Esto nos brindará una idea de la cantidad de materiales presentes por plano o cajón.

 

Apartado Ubicación: se ingresa la ubicación física del objeto al momento del censo, esto nos permite saber con certeza la ubicación de cada objeto censado. Por ejemplo, RA E4 P1 significa que el material se encuentra ubicado en la Reserva A, Estante 4, Plano 1.

 

Responsable: en este apartado se inscribe el nombre y apellido de la persona responsable del censo.

 

Nº de inventario: es aquel que cumple con ciertas características; es decir, deberá estar conformado por los dos últimos dígitos del año de ingreso o censo del objeto seguido de guión medio y posteriormente un número correlativo, que se presentarán de manera consecutiva en el libro de actas. Por ejemplo, 43-015 corresponde al año 1943, número de pieza ingresada 15.

 

Nº adjunto: cualquier dato alfanumérico que pueda ayudar a cruzar el objeto con los datos correspondientes; este apartado no corresponde a datos como procedencia o colección. Ejemplo: Bo/102.

 

Descripción: en este apartado cobra importancia la creación de glosarios, para la correcta denominación de cada uno de los objetos, distinguiendo así, por ejemplo, una urna, de una vasija o una jarra. Aquí debe figurar la estructura morfológica y funcional del objeto así como también estilo y forma, o cualquier otro detalle que pueda identificar la pieza. Una descripción ajustada a las características particulares de cada pieza será de ayuda en el caso de que la ésta última no cuente con un número de inventario, y la correlación con otro tipo de fichas y/o documentación deba realizarse a través de una asociación por descripción (situación prevista en la segunda parte de la ficha –sección Censo de documentación).

 

El apartado Nº de foto será llenado por el fotógrafo responsable al momento de seleccionar la/s foto/s que serán subidas a la base de datos Greenstone.

 

El apartado Fichas asociadas in situ se refiere a cualquier ficha o papel asociado a los materiales en sus ubicaciones. Determina tanto si se consignan en fichas de ubicación como si poseen algún tipo de dato que pueda acercarnos a la historia del objeto.

 

En el campo Observaciones se ingresa cualquier tipo de dato que se considere de importancia, no necesariamente asociados a la documentación del objeto.

 

Censo de Documentos

 

Responsable: se incluirá nombre y apellido de la persona responsable del censo, previendo que podrá diferir de aquella encargada del censado de objetos.

 

Nº de fichas: se consignará el número de la ficha asociada a la pieza (de inventario, conservación, etc.).

 

Otras: aquí se indicará si se encuentra algún otro tipo de material o fichas no consignadas en la lista. Por ejemplo, su referencia en cuadernos de inventario, en cuyo caso se aclarará el número de cuaderno y folio donde se haga referencia a la pieza.

 

Relación por descripción: en el caso de que la pieza no cuente con número de inventario o algún otro dato que nos permita relacionarla con alguna ficha, se indicará aquí las características en cuanto al material. Es decir, se tendrá en cuenta en primera instancia el tipo de material (cerámica, óseo, lítico, entre otros). Luego, para cada uno, se considerará características más particulares.

 

En el caso del material cerámico, tendremos en cuenta forma, color y decoración. Si esta última estuviera presente, se indicará si se trata de grabado, modelado o pintado, y en este último caso, se consignarán colores, motivos, iconografía y/o estilos (siempre y cuando puedan ser reconocidos de manera inequívoca por la persona responsable del censo).

 

En el caso del material lítico, se considerará el tipo de roca (por ejemplo: cuarzo, ópalo), color, forma y/o función.

 

En cuanto al material óseo, tendremos presente de qué hueso se trata (por ejemplo: vértebra cervical) o si no es posible determinarlo, como en el caso de fragmentos, se indicará una referencia general al tipo de hueso (por ejemplo: hueso largo) o a la porción anatómica a la que pertenece (por ejemplo: cintura escapular) toda vez que pueda identificarse.

 

De la misma manera se procederá con el resto de los materiales. Asimismo, la descripción podrá incluir cualquier otro dato de la pieza que se considere útil para poder caracterizarla en su individualidad.

 

Finalmente, de acuerdo con todos estos datos, se señalarán las posibles coincidencias con las fichas de conservación.

 

Fecha de finalización: refiere al momento en que se termina la etapa del censo de documentos y del proceso de identificación y correlación de datos de la pieza. Esto nos permitirá conocer el tiempo dedicado a ambos tipos de censado.

 

Observaciones: aquí se hará referencia a cualquier dato llamativo o incorrecto de la pieza, así como del proceso de búsqueda de la documentación.

 

En un primer momento, y a manera de puesta a prueba de la ficha diseñada, se implementó en un plano de las reservas A, B y C. Posteriormente, y debido a la prueba positiva, se decidió continuar sólo con el censo de los objetos presentes en la Reserva A hasta su finalización, después de lo cual se continuará con las restantes reservas.

 

Con respecto al archivado de las fichas de censo, se adjuntarán en un folio, cada uno correspondiente a un solo plano.

 

DIGITALIZACIÓN

 

La digitalización aparece como una posible respuesta a los “problemas” de conservación y, sobretodo, de difusión en el ámbito documental y bibliográfico. La digitalización consiste, en la captura de imágenes de los documentos mediante un proceso de escaneo o fotografiado, resguardándolos en el disco rígido. Posteriormente, pueden ser indizados, para consecutivamente, poder ser leído por algún usuario interesado, utilizando para esto las herramientas de recuperación disponibles en el sistema y según los niveles de acceso que el administrador le otorgue a cada usuario. La digitalización permite el acceso y la reproducción del documento sin con esto producirse degradación alguna por sucesivas copias o acceso al mismo.

 

TAREA Y EQUIPAMIENTO

 

La tarea de digitalización a realizar en la Reserva Patrimonial del Museo de Antropología requiere la consideración de los siguientes puntos: – Definir exactamente que materiales y documentos poseemos. Esto llevo a establecer requerimientos de hardware y, sobretodo, software, así como también a definir los criterios y procedimientos a utilizar. Por otro lado vemos la necesidad de realizar un reconocimiento de los procesos de trabajo y de búsqueda de los futuros usuarios, para fijar con precisión las necesidades de búsqueda dentro de la base de documentos. Por esto creemos que es necesario, conformar lotes de documentos estructurándolos de acuerdo a criterios que se explicaran posteriormente.

 

INDIZACIÓN, RECUPERACIÓN Y ACCESO A DOCUMENTOS

 

Al momento de la digitalización del Archivo de la Reserva Patrimonial, nos encontramos con cuatro etapas de trabajo:

• Conservación y organización física.
• Escaneo / Fotografiado (transformación a objeto digital).
• Estructuración en sistema informático lo que nos proporcionara una base para la indización, recuperación y acceso.
• Confección de un índice con el fin de crear un sistema de archivo organizado que nos permita que la búsqueda y utilización futura sea simple y eficiente y eficaz.

 

Para crear un índice óptimo vemos como puntos fundamentales: tener en cuenta las necesidades de los usuarios, los niveles y tipos de índices así como su catalogación, así como también cuáles serán las técnicas de actualización o migración de ser necesarias.

 

De esta manera los puntos planteados para la creación de las colecciones digitalizadas son:

 

Creación de colecciones, por jerarquía:

• Diferenciación de colecciones por colectores o donadores
• Diferenciación de tipos de documentos, abarcados estos según cuatro grandes grupos:
  • Documentos Publicados: todo documento que haya sido editado.
  • Documentos inéditos: notas, manuscritos, fichas, y demás documentación que por su cualidad no pueda ubicarse en los dos primeros grupos.
  • Documentos contables.
• Diferenciación por tema tratado en el documento
• Diferenciación según se trate original o copia.

 

En lo que respecta al armado del índice y de los metadatos a tener en cuenta:

• La selección de los metadatos (DCMI): Título, Claves, Descripción, Fuente, Tipo del Recurso, Relación, Cobertura, Autor o Creador, Editor, Otros Colaboradores, Derechos, Fecha, Formato, Identificador del Recurso y Lengua.
• Búsquedas a texto completo (full text). Es una poderosa herramienta que podemos utilizar para enriquecer las cualidades del documento y ampliar la búsqueda de información. Sin embargo la no indización por atributos puede llevar, al momento de la recuperación, a muchos documentos pocos significativos.
• Establecimientos de las relaciones o referencias cruzadas.

 

Esta estructura jerárquica armada por carpetas cumple con la idea de armar supercolecciones, con colecciones y sub colecciones internas, este modo de trabajo tiene como fin no sólo el de crear una tabla de índice más preciso y eficiente, sino que también cumple con la idea de una futura migración de datos a una base de datos más adecuada, generando un orden interno digital independiente al del programa a utilizar. Cuando hablamos de reorganización digital, puede mal entenderse que se desestructuraría la organización histórica o física de cada colección, sin embargo este es un punto de fácil solución. Con sólo asignar números de expedientes que refieran a estos datos podemos rastrearlos a su ubicación, y aun rastrear la historia de la organización de cada colección. Así también, es importante remarcar que, el reorganizar digitalmente, no significa reorganizar físicamente.

Los números de expedientes que proponemos para cada documento digitalizado tiene por fin el hacer referencia a la caja, folio e, incluso, a la ubicación física de cada caja/folio (referente a la ubicación en las estanterías, plano, etc.). Esto no sólo nos permitiría rastrear, como ya se ha dicho, la ubicación física e incluso la historia de las colecciones, sino también tener en cuenta los diferentes estados de conservación de cada documento con el fin de tener a mano los documentos que se encuentren en mayor peligro.

La concepción de una estructura jerárquica de carpetas está presente entre los modelos de indización que presenta DSpace, por lo cual creemos que un mal planeamiento de esta etapa conllevará a problemas futuros para los usuarios. Los cuales podrían recibir respuestas de búsquedas con datos poco útiles, ofreciendo cientos de respuestas que deban ser revisadas una por una por el usuario.

De igual manera el DSpace no sólo toma como indización esta jerarquía de carpetas, sino que también nos permite crear relaciones o referencias cruzadas, entre colecciones, o datos escaneados, para lo cual es necesario, sino primordial estructurarnos y estructurar cada una de las cargas para poder sacarle el máximo provecho a esta herramienta y no generar vicios o cruces erróneos.

Teniendo en cuenta que toda esta organización está pensada para el uso de diversos usuarios, creemos que la estructura de carpetas planteada de manera simplista, por ejemplo, por Número de caja y Número de folio no representaría la completa gama de documentos que pueden formar parte de una colección así, por ejemplo, obligaría a los usuarios que no tengan conocimiento de los documentos que conformen estas colecciones (la gran mayoría por no decir todos) a buscar colección por colección (carpeta por carpeta y sub carpeta) lo que elevaría los tiempos de búsqueda.

 

FORMATOS DE LOS DOCUMENTOS

 

A continuación se detallaran los formatos de documentos que se utilizan, como también sus ventajas y desventajas. Es importante que los documentos a ser digitalizado pasaran por una serie de etapas antes de dárseles un formato definitivo. Por esto se realizará una digitalización maestra, la cual no será tocada y sucesivas copias de esta sobre las cuales se trabajará. Esta línea de trabajo tiene por finalidad que los documentos no sean escaneados más evitando la degradación del mismo, así como también, en caso de que se pierda una copia formateada, se pueda recuperar sin la necesidad de recurrir al documento físico nuevamente.

 

PDF – Portable Document Format: Es propiedad de la empresa ADOBE, considerados como un formato estándar. Ventajas del formato PDF: Buena calidad de visualización tanto en pantalla como impreso; Puede leerse en distintas plataformas, Facilidad de movimiento dentro del mismo, Puede verse en diferentes tamaños; Posibilidad de búsqueda de párrafos o fragmentos de texto. Como punto negativo podemos referirnos a su carácter propietario, lo que obliga a los usuarios a comprar el software de Adobe para manipular los textos, aunque para ser leído, se distribuye lectores en forma gratuita.

 

HTML -Hyper Text Markup Language: Está pensado especialmente para manejar hipertextos, aunque también soporta formato de video y sonido. Para visualizar el texto en HTML se utiliza un programa como Mozilla Firefox, Internet Explorer, entre otros. La utilización de estos buscadores nos proporciona poderosos motores de búsqueda por aproximación, acelerando nuestros tiempos de búsqueda y de correlación de datos.

 

JPEG: además de ser un método de compresión, es a menudo considerado como un formato de archivo. JPEG/Exif es el formato de imagen más común utilizado por las cámaras fotográficas digitales y otros dispositivos de captura de imagen, junto con JPEG/JFIF, que también es otro formato para el almacenamiento y la transmisión de imágenes fotográficas en la Word Wide Web. JPEG/JFIF es el formato más utilizado para almacenar y transmitir archivos de fotos en Internet. Estas variaciones de formatos a menudo no se distinguen, y se llaman JPEG.

 

Documentos Office: Excel, Word, Access, etc. procurando siempre guardarlos en compatibilidad 97-2003. El editor de texto se utilizará primeramente para trabajar sobre los documentos digitalizados, se tanto con el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) o por el Reconocimiento inteligente de Caracteres (ICR). Este último se utiliza para trabajar con documentos manuscritos. Excel y Access se utilizan para volcar distintos tipos de datos en formato tabla

 

RESOLUCIÓN DE IMÁGENES DIGITALES

 

Este no es un tema menor al momento de pensar la digitalización de un acerbo documental, debido a que el tipo de imagen y su resolución afecta severamente la visualización del documento y el espacio que ocuparan en el disco. Los formatos que utilizaremos son PDF (el cual puede contener imágenes), JPEG, GIF o TIFF, aunque existen otros.

 

Las resoluciones estándar son de 72 ppp (puntos por pulgada) para los gráficos que se representan en un monitor y 300 ppp para los impresos en papel, es importante remarcar que, mientras mayor sea la cantidad de puntos por pulgada mayor será el espacio que ocupara en el disco rígido, así como también se prolongaran los tiempos de cargado y manejo de imágenes.

 

Las imágenes tomadas en el marco de este proyecto son de las siguientes características:

 

Formato TIFF/RAW/NEF a no menos de 300 ppp. De este master se producirán archivos JPG y PDF que bajan la calidad de la imagen pero permite una manipulación más rápida por parte de los usuarios.

 

COPIAS DE RESGUARDO

 

Para finalizar, debemos hacer referencia a los resguardos de seguridad. De esta manera, para poder realizar la preservación de los documentos ya sistematizados, se deben haber establecido previamente:

 

• tipo de almacenamiento: resguardos en particiones, en otras computadoras, en servidores propios (UNC) o en discos portátiles.
• los criterios de conservación de dichos soportes: 2 años para CD, 4 para DVD, copias de resguardo cada 15 días en medios electromagnéticos.

 

PERSONAL (PASANTES/BECARIOS A INCORPORARSE)

En la actualidad el equipo de digitalización se encuentra conformado por un Responsable General, un Coordinador general, un Coordinador de Procesos, una Responsable de validación de datos, una Responsable de Archivo, tres becarios y un ayudante alumno.

A este equipo se sumarán dos pasantes/becarios más financiados por este proyecto.

 

Describa aquellos resultados o metas que espera obtener o alcanzar para validar el cumplimiento de lo planteado en cada etapa o actividad y que permita proseguir con la siguiente.

 

Resultados esperados 

 

Los resultados esperados son:

 

• Digitalización de un conjunto significativo de colecciones y de material documental (Reserva D, Fondo Documental Institucional, etc.)
• Conservación preventiva de los objetos, lotes y documentos en estado crítico de conservación.
• Definición de sistema de siglado y su implementación en los conjuntos que se encuentran en estado crítico.
• Generación de insumos para futuras intervenciones en digitalización de archivos antropológicos en formato de documentos de trabajo.
• Digitalización del material audiovisual.
• Actualización de la Base de Dato de la Reserva Patrimonial (Museo de Antropología-IDACOR).
• Fotografías digitales de objetos y lotes arqueológicos y etnográficos (al menos 750 entre objetos individuales y lotes)
• Formación de recursos humanos
• Difusión en ámbitos especializados de los resultados obtenidos