Área Operativa y Mesa de Entradas

Fortalecimiento del Servicio a Usuarios Investigadores

PROYECTO/PROPUESTA FoEPA:

FORTALECIMIENTO DEL SERVICIO A USUARIOS INVESTIGADORES

Optimización del acceso y consulta de las series documentales conservadas en el Área Operativa de la Facultad de Filosofía y Humanidades de la Universidad Nacional de Córdoba

 

El carácter único de los archivos los convierte en testimonio fiel de las actividades humanas y reflejo de la evolución de la sociedad” UNESCO

 

  1. FUNDAMENTACIÓN Y OBJETIVOS

Actualmente, en el contexto del derecho de acceso a la información pública establecido por la Ley nº 2727 del año 2016,  entre otras normativas, las dependencias del Estado Nacional, incluidas las Universidades, tienen la obligación de garantizar la consulta y reproducción de los documentos conservados.

El presente proyecto tiene como principal objetivo optimizar la atención de usuarios investigadores, en el marco de un Área con atención al público en general como función intrínseca y clave; promoviendo, mejorando y democratizando el acceso a los documentos conservados, una vez finalizado su interés administrativo inmediato.

Los usuarios investigadores (docentes, estudiantes, egresados, becarios, etcétera) constituyen un público específico y se diferencian principalmente del público en general en que su solicitud no puede ser atendida por ventanilla, sino que requieren la asignación de un espacio, tiempo y materiales o equipamiento pertinentes a las necesidades de la consulta.

El acceso a la información y los documentos es una compleja dimensión multidependiente, ya que está condicionada por distintos aspectos que exceden a la normativa, tales como los recursos humanos de la unidad de información, la preservación física de los fondos, los servicios de referencia, formas de presentación y la disposición de espacios adecuados para la consulta.

En este sentido, en el nuevo diseño espacial del Área Operativa, concretado a principios de 2019, se previó un espacio de consulta para investigadores que, no obstante, ha resultado insuficiente y poco apropiado, fundamentalmente en lo referido al equipamiento. Es necesario refuncionalizar el espacio adaptándolo a las necesidades de los consultantes, de manera que al mismo tiempo se preserven los soportes ya que, cabe aclarar, en la totalidad de los casos la consulta se realiza sobre documentos de valor permanente, que constituyen la memoria institucional de la Facultad de Filosofía y Humanidades.

 

Igualmente, se trata de un público que solicita habitualmente la reproducción de los documentos, requerimiento que no puede responderse con eficacia en todos los casos debido al equipamiento insuficiente del que dispone el Área.

Algunos ejemplos, a modo ilustrativo, de la situación actual:

 

Los objetivos específicos son los siguientes:

  • Proporcionar a usuarios investigadores el espacio y equipamiento necesarios para la consulta.
  • Promover y democratizar el acceso a documentos de valor permanente referidos a la historia de la Facultad de Filosofía y Humanidades, en tanto fuentes primarias de investigación, intentando contribuir a la preservación y conservación de memorias institucionales.
  • Cumplir con la normativa vigente referida al derecho de acceso a la información pública.
  • Promover la puesta en valor del patrimonio documental e histórico de la Facultad.
  • Promover el apoyo a la investigación (misión de la Universidad).
  • Fortalecer vínculos con la comunidad.

 

  1. EQUIPO DE TRABAJO Y RESPONSABLE

Equipo de Trabajo: Nicolás Filipacópulos, Lic. Clara Klimovsky, Lic. Noelia García, Marina Salas (Personal del Área Operativa y Mesa de Entradas) y Arch. Gustavo Urquía (Ayudante Alumno de la Licenciatura en Archivología).

Responsable: Lic. Mariana Saife (Directora del Área Operativa y Mesa de Entradas)

 

  1. CONTEXTO, ANTECEDENTES Y PROYECCIÓN

En los últimos años, el Área viene trabajando en la concreción de un proyecto de gran envergadura e impacto, vinculado a la identificación, definición, selección, ordenación, descripción normalizada y digitalización progresiva (con los estándares dispuestos por el Archivo General de la Nación) de sus series documentales, además de proyectar su  publicación y difusión, visivilizando y poniendo en valor el patrimonio documental de la Facultad.

Así, el Área Operativa viene desarrollando una política de gestión integral de documentos que contempla, en una primera etapa, la descripción normalizada y digitalización de las series “Resoluciones” “Dictámenes”, “Actas de concursos del personal”, “Convenios, Acuerdos y Actas de intención”, “Folletos y Cartelería”, “Índices de resoluciones” y otros documentos de apoyo a la gestión, con el fin de garantizar el acceso a la información por parte de la comunidad universitaria y la ciudadanía en general, respondiendo a la demanda permanente, contando en la actualidad con aproximadamente 55.000 registros en base de datos y 22.000 documentos digitalizados. En el largo plazo, esta política contempla su difusión en la web a través de los medios disponibles (repositorios, digesto UNC, blog, etc.).

En este marco se propusieron diferentes estrategias, algunas de las cuales se están desarrollando y otras se encuentran en proceso de concreción, por ejemplo:

  • Convenio con la Escuela de Archivología de la FFyH UNC para la realización de prácticas de estudiantes (actividad realizada).
  • Tutoría de ayudantes alumnos de la Escuela de Archivología de la FFyH UNC (actividad en curso).
  • Evaluación de usuarios, que incluye el diseño de un formulario para sistematizar datos estadísticos de los usuarios y de las consultas (documentos y temas más consultados, períodos de consulta, perfil de los usuarios, entre otros).
  • Proyecto del diseño de una interfaz para difusión y acceso on line de las series documentales (actividad en curso propuesta y diseñada por el Ayudante Alumno).
  • Identificación, selección, descripción (mediante la Norma ISAD (G)) y digitalización (con los estándares previstos por el AGN) de documentos de las series (actividad en curso).
  • Diseño del cuadro de clasificación del Área Operativa.
  • Postulación a la XXI Convocatoria de Ayudas a Proyectos Archivísticos 2019 (con resolución en trámite).
  • Descripción retroactiva, normalizada, de la Serie “Resoluciones” en base de datos (desde 1998 a la fecha).
  • Capacitación del personal[1]
  1. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO/PROBLEMA y PROPUESTA

Si bien el Área Operativa recibe tradicionalmente a usuarios investigadores para la consulta de documentos, esta demanda creció exponencialmente en los últimos años, en simultáneo a la presentación espontánea de alumnos de la Escuela de Archivología interesados en realizar aquí sus prácticas para la obtención del título intermedio de tecnicatura y de becarios de la SeICyT, denotando la visibilidad que va adquiriendo el Área dentro de la comunidad universitaria, como espacio de conservación de documentos históricos y la posibilidad de su consulta. Este interés creciente por parte de este segmento de consultantes nos ocupó, como se describió en párrafos anteriores, en mejorar la sistematización de estos documentos para su mejor acceso, y nos ocupa ahora en mejorar la eficacia y eficiencia del servicio en sala para un público con necesidades particulares.

Por otra parte, la manipulación de documentos requiere una atención especial, vinculada a su preservación y conservación, de manera que se garantice la perdurabilidad de los soportes a largo plazo. No obstante las políticas y propuestas que puedan generarse en términos de conservación preventiva, debe garantizarse el acceso de los documentos que se requieran como un derecho del usuario, asegurando su perdurabilidad sin limitar su disponibilidad (salvo en casos de extremo deterioro). Contando con equipo adecuado, atriles, guantes y otros insumos y materiales específicos para la manipulación en la consulta, se evita dañar los documentos.

En este sentido, y teniendo en cuenta que ya se abordó el diseño de un espacio para la consulta de usuarios, los requerimientos son:

  1. Escritorio rebatible o mesa de consulta. ($ 7.000)
  2. Sillas. (2 x $ 7.000 cada una)
  3. Atril para tomos. ($ 900)
  4. Locker metálico de 1 (una) puerta para depósito de bolsos, abrigos, etcétera. ($ 9000)
  5. Lámpara. ($ 4000)
  6. Stock de guantes de látex y barbijos para manipulación de tomos. (guantes 5 cajas x $ 300 cada una) (barbijos 5 cajas x 200 cada una).
  7. Pinceles. (5 x $ 200 cada uno)
  8. Plegadera de hueso o teflón. ($ 800)
  9. Tótem informativo (señalética de la sala, descripción del acervo, condiciones de consulta, horarios, etcétera)  ($ 1500)
  10. Papel japonés y pegamento neutro ($ 5000)

 

  1. IMPACTO, METODOLOGÍA y SUSTENTABILIDAD

El impacto inmediato es la apertura a la consulta, por parte de la comunidad, de documentación que hasta las diferentes intervenciones y proyectos del Área, en relación a su evaluación y sistematización, se encontraba guardada en armarios.

Actualmente, la falta de adecuación del espacio físico limita la posibilidad de acceso, los investigadores no pueden asistir en equipo y no es posible realizar más de una consulta al mismo tiempo, por lo que en ocasiones las solicitudes no se resuelven en el momento sino que es necesario asignar a los interesados días y horarios específicos. Creando un espacio apropiado para la consulta de este material, se garantiza el desarrollo en el tiempo de esta actividad y se proyecta el acceso abierto pensando a futuro en su difusión masiva a través de la web.

En cuanto a la metodología, no es un proyecto convencional de administración, por lo que la propuesta está orientada a la adquisición de equipamiento.

 

  1. CONCLUSIÓN

La ejecución de la propuesta repercutirá principalmente en la optimización del servicio de atención a usuarios investigadores / practicantes / ayudantes alumno, etc. de concurrencia habitual al Área, ya sea para consulta, realización de trabajos finales o cursado de Ayudantías, generando un espacio propio para la realización de su actividad, y en la visibilización del Área como promotora de la puesta en valor del patrimonio documental e histórico de la Facultad, propiciando el acceso y la difusión de esos documentos de valor permanente, y contribuyendo a la conservación y preservación de la memoria institucional.

 

  1. BIBLIOGRAFÍA

BASTERRA, Marcela I., “Quiénes pueden solicitar información pública”, en El derecho fundamental de acceso a la información pública, Buenos Aires, Lexis Nexis, 2006.

GOBIERNO DE LA NACIÓN ARGENTINA, Ley 27.275 de Acceso a la Información Pública, 2016, disponible en servicios.infoleg.gob.ar

LAVALLE COBO, Dolores, Derecho de acceso a la información pública, Buenos Aires, Astrea, 2009.

 

 

[1]  VIII Jornadas Archivísticas de Reflexión “Gestión de los archivos como espacio cultural” (UNC, 2019)

Curso- Taller «Las técnicas de administración en la normalización archivística: el diseño de organigramas» (UNC, 2019)

Curso -Taller «Atom, Access to Memory: normas archivísticas y funcionamiento» (UNC, 2019)

Seminario «Conservación preventiva en archivos universitarios» (UNC, 2019)

Curso «Procedimientos administrativos Parte I y II» (FFyH UNC, 2018)

Curso «Introducción al Gobierno Abierto» (Secretaria de Modernización, Presidencia de la Nación, 2018)

Curso «Introducción a la Administración electrónica con perspectiva archivística»  (Archivo General de la Nación, 2018)

Curso-taller «Buscar, encontrar y gestionar información» (Secretaría de Extensión, FFyH UNC, 2017).

Curso-taller de formación «Planificación de la organización y gestión de los documentos de archivo» (Secretaría de Extensión, FFyH UNC, 2016)

Curso-taller «Técnicas de tratamiento y conservación de obras sobre papel – Nivel II» (Laboratorio de Conservación Nicolás Yapugaray, Biblioteca Mayor, UNC, 2015)

Curso-taller «Introducción a la restauración de papel, documentos y libros» (Laboratorio de Conservación Nicolás Yapugaray, Biblioteca Mayor, UNC, 2014)